MỘT SỐ LƯU Ý KHI NGƯỜI NƯỚC NGOÀI NGHỈ VIỆC DƯỚI GÓC ĐỘ LAO ĐỘNG
2023/10/25
Để nâng cao hiệu quả quản lý cũng như vận hành công ty, các công ty có vốn đầu tư nước ngoài thường sử dụng người lao động nước ngoài (NLĐNN) vào một số vị trí quan trọng. Các thủ tục khi bắt đầu sử dụng NLĐNN rất được chú trọng thực hiện đúng quy định pháp luật. Cùng với đó, khi NLĐNN kết thúc công việc tại công ty Việt Nam cũng phát sinh một số thủ tục liên quan cần thực hiện. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày một số thủ tục liên quan đến lao động mà công ty cần thực hiện khi NLĐNN nghỉ việc.
Dựa trên quy định pháp luật và kinh nghiệm thực tiễn, chúng tôi đã tổng hợp một số thủ tục cũng như lưu ý công ty cần thực hiện để đảm bảo đúng nghĩa vụ khi người nước ngoài nghỉ việc như sau
1. Quyết định bãi nhiệm và/hoặc chấm dứt Hợp đồng lao động (HĐLĐ)
Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam thường với các hình thức phổ biến sau:
- Làm việc theo Thư bổ nhiệm của công ty mẹ và không ký HĐLĐ với công ty Việt Nam
- Làm việc theo Thư bổ nhiệm của công ty mẹ, đồng thời có ký HĐLĐ với công ty Việt Nam
- Làm việc chỉ theo HĐLĐ ký với công ty Việt Nam (tuyển dụng tại chỗ)
Trường hợp (a), NLĐNN không ký HĐLĐ với công ty Việt Nam mà chỉ có Thư bổ nhiệm từ công ty mẹ, thì khi nghỉ việc, công ty mẹ sẽ phát hành Thư bãi nhiệm và công ty Việt Nam lưu giữ văn bản này.
Trường hợp (b) và (c), NLĐNN có ký HĐLĐ với công ty Việt Nam nên phải tuân theo những quy định của pháp luật lao động Việt Nam, tương tự như NLĐ Việt Nam. Cụ thể:
- Công ty và NLĐNN ký kết văn bản thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ
Bộ luật lao động không có mẫu quy định chi tiết về nội dung Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ, tuy nhiên Thỏa thuận này nên có các nội dung chính như sau: Thông tin Người sử dụng lao động và người lao động, thông tin HĐLĐ đang ký kết, ngày chấm dứt HĐLĐ, trách nhiệm của hai bên khi chấm dứt HĐLĐ, và thỏa thuận khác (nếu có).
- Nghĩa vụ chi trả Trợ cấp thôi việc và ngày phép năm chưa sử dụng hết[1]
Đặc biệt đối với trợ cấp thôi việc, nếu người lao động đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên tại Công ty thì công ty có nghĩa vụ chi trả trợ cấp này, mỗi năm làm việc được trợ cấp một nửa tháng tiền lương theo HĐLĐ.
- Báo giảm bảo hiểm xã hội (BHXH), yêu cầu chi trả trợ cấp BHXH khi về nước
Khi chấm dứt HĐLĐ, trường hợp NLĐNN thuộc đối tượng đang tham gia BHXH tại Việt Nam thì công ty tiến hành thủ tục báo giảm BHXH.
Sau khi nghỉ việc tại công ty, nếu NLĐNN không tiếp tục làm việc tại Việt Nam mà về nước thì có thể tiến hành thủ tục yêu cầu cơ quan BHXH chi trả trợ cấp. Thủ tục này do cá nhân NLĐ tự thực hiện, hoặc có thể ủy quyền cho người khác. Tuy nhiên về mặt thực tế, thủ tục này có thể mất thời gian để đối ứng với cơ quan BHXH (chuẩn bị hồ sơ, giải trình, …) nên nhiều người cũng bỏ qua thủ tục này.
2. Thủ tục thu hồi Giấy phép lao động (GPLĐ)
Khi người nước ngoài kết thúc thời gian làm việc tại công ty thì công ty cần thực hiện thủ tục thu hồi GPLĐ của người nước ngoài và tiến hành hoàn trả cho cơ quan cấp phép. Trình tự thủ tục như sau[2]:
- Trong 15 ngày kể từ ngày người ngoài nghỉ việc, công ty thu hồi GPLĐ để hoàn trả cho cơ quan cấp phép đó kèm theo Công văn hoàn trả nêu rõ lý do thu hồi.
Luật hiện hành không quy định mẫu văn bản nêu trên, nhưng theo kinh nghiệm thực tế của chúng tôi thì mẫu văn bản này cần có các nội dung chính như sau: Thông tin công ty, thông tin người lao động nước ngoài, thông tin GPLĐ đã được cấp và Lý do thu hồi (ghi rõ ngày nghỉ việc);
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản nếu trên cùng GPLĐ đã thu hồi, cơ quan cấp phép có văn bản xác nhận đã thu hồi giấy phép lao động.
Tuy nhiên trên thực tế, vẫn có trường hợp cơ quan cấp phép không phát hành văn bản xác nhận đã thu hồi GPLĐ nên công ty cần theo dõi và xác nhận với cơ quan cấp phép. Để chắc chắn hơn, chúng tôi khuyến khích chuẩn bị 2 bản Công văn hoàn trả GPLĐ, khi đi nộp thì yêu cầu cơ quan cấp phép đóng dấu xác nhận vào một bản Công văn, sau đó Công ty lưu trữ nhằm mục đích chứng minh công ty đã thực hiện nghĩa vụ theo quy định.
Thực tế gần đây, cơ quan lao động đang siết chặt hơn về vấn đề quản lý GPLĐ bao gồm cấp và thu hồi GPLĐ. Đặc biệt cơ quan lao động sẽ kiểm tra tình hình hoàn trả GPLĐ của người nước ngoài đã nghỉ việc tại công ty khi công ty phát sinh nhu cầu xin cấp GPLĐ cho người lao động nước ngoài mới. Vì vậy, công ty cần chú ý thực hiện đầy đủ thủ tục hoàn trả GPLĐ để không ảnh hướng đến quá trình xin cấp GPLĐ mới
3. Thủ tục thu hồi Visa/Thẻ tạm trú
Để lưu trú và làm việc hợp pháp tại Việt Nam thì ngoài Giấy phép lao động thì người lao động nước ngoài cần phải có Visa/Thẻ tạm trú do công ty nơi mình làm việc bảo lãnh. Vì vậy, khi người nước ngoài nghỉ việc thì công ty cần phải thu hồi và trả lại Visa/Thẻ tạm trú cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh theo các bước như sau[3]:
- Thông báo bằng văn bản cho cơ quan cấp phép về việc người nước ngoài được cấp Visa hay Thẻ tạm trú còn thời hạn nhưng không được tiếp tục bảo lãnh cư trú tại Việt Nam.
- Công ty, công ty bảo lãnh phải có trách nhiệm phối hợp với cơ quan chức năng yêu cầu người nước ngoài xuất cảnh ra khỏi lãnh thổ Việt Nam trong thời gian quy định.
Về mặt thực tế trình tự thực hiện như sau:
- Trước khi người nước ngoài xuất cảnh khỏi Việt Nam, công ty tiến hành thủ hồi Visa hay Thẻ tạm trú và soạn thảo công văn hoàn trả cho cơ quan cấp phép;
- Đồng thời công ty xin gia hạn tạm trú (khoảng 15 ngày) để người nước ngoài có thể chuẩn bị xuất cảnh khỏi Việt Nam.
(Lưu ý: Sau khi bị thu hồi Visa/Thẻ tạm trú, nếu không được gia hạn tạm trú thì người nước ngoài không thể xuất cảnh khỏi Việt Nam)
Đối với trường hợp người nước ngoài đang sử dụng Thẻ tạm trú thì chúng tôi nhận thấy rằng không ít công ty đồng ý để người nước ngoài sử dụng thẻ tạm trú để xuất cảnh trước rồi mới gửi về Việt Nam hoàn trả cho cơ quan cấp phép nhằm giảm bớt thủ tục gia hạn tạm trú (ii) nêu trên.
Ngoài ra, còn có nhiều trường hợp người lao động nước ngoài đã nghỉ việc tại công ty nhưng vẫn tiếp tục sử dụng thẻ tạm trú để làm việc cho một công ty khác tại Việt Nam. Việc này là không phù hợp với quy định pháp luật. Công ty cần thực hiện việc thu hồi và hoàn trả TRC như chúng tôi trình bày ở trên, sau đó người nước ngoài cần xuất cảnh khỏi Việt Nam và nhập cảnh lại bằng Visa do công ty mới bảo lãnh.
Kết luận:
Trên đây chúng tôi đã trình bày và phân tích một số thủ tục về mặt lao động mà công ty cần thực hiện khi người lao động nước ngoài nghỉ việc. Đặc biệt, thủ tục thu hồi Visa hay Thẻ tạm trú, trên luật không có quy định về thời hạn thực hiện cũng như thực tế cơ quan cấp phép quản lý chưa chặt chẽ nên thường bị nhiều công ty bỏ sót. Do đó công ty cần chú ý thực hiện đầy đủ để đảm bảo hoàn thành dúng nghĩa vụ theo quy định hiện hành.
Ngoài các thủ tục về lao động như trên, công ty và người nước ngoài cũng có thể phải thực hiện một số thủ tục thuế thu nhập cá nhân. Chúng tôi sẽ hướng dẫn cũng như trình bày một số lưu ý liên quan đến thủ tục này ở một bài viết khác.
[1] Điều 46 và 113 Bộ luật lao động 2019
[2] Điều 21 Nghị định 152/2020/NĐ-CP
[3] Điểm e, khoản 2, Điều 45 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014
