Các lưu ý khi doanh nghiệp Việt Nam sử dụng người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp
2024/04/02
Hiện nay, việc sử dụng người lao động nước ngoài (“NLĐNN”) trở nên rất phổ biến & thiết yếu tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là NLĐNN di chuyển nội bộ từ công ty mẹ sang công ty con tại Việt Nam. Theo đó, việc điều chuyển nhân sự này không chỉ giúp công ty con tại Việt Nam tận dụng được nguồn nhân sự chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm đã từng làm việc ở công ty mẹ hoặc công ty trong cùng tập đoàn. Đồng thời, giúp công ty con tại Việt Nam dễ dàng quản lý & sử dụng NLĐNN vì NLĐNN đã nắm bắt được quy tắc quản lý, quy trình làm việc và văn hóa doanh nghiệp. Vì vậy, thông qua bài viết này, tác giả sẽ cung cấp một số điểm mà doanh nghiệp cần quan tâm trong quá trình sử dụng NLĐNN được di chuyển nội bộ từ công ty mẹ sang công ty con ở Việt Nam.
1. Định nghĩa về NLĐNN di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp:
Theo quy định Điều 2.1, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, “di chuyển trong nội bộ doanh” là một trong các hình thức làm việc tại Việt Nam của NLĐNN. Cụ thể, người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp được hiểu là NLĐNN đáp ứng đủ 02 điều kiện sau:
・Là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật làm việc cho một doanh nghiệp nước ngoài ít nhất 12 tháng liên tục. Trong đó, doanh nghiệp nước ngoài này đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam như công ty con ở Việt Nam (doanh nghiệp nước ngoài mẹ phải có quan hệ sở hữu vốn trực tiếp tại công ty con Việt Nam), văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, v.v.
・Được doanh nghiệp nước ngoài bổ nhiệm tạm thời sang hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam làm việc.
Vì vậy, đối với NLĐNN mà không có đủ thời gian tối thiểu 12 tháng làm việc cho công ty mẹ, hoặc không di chuyển nội bộ từ chính công ty mẹ mà từ các công ty khác trong cùng tập đoàn thì NLĐNN này không được xem là “NLĐNN di chuyển trong nội bộ trong doanh nghiệp” theo quy định pháp luật Việt Nam.
2. Một số lưu ý khi sử dụng NLĐNN di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp:
2.1. Quy trình cấp Giấy phép lao động:
Một trong những điều kiện để một NLĐNN có thể làm việc hợp pháp tại Việt là NLĐNN phải có GPLĐ do công ty con xin cấp phép. Hiện nay, quy trình xin cấp Giấy phép cho NLĐNN nói chung hay NLĐNN làm việc dưới hình thức di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, gồm 03 bước như sau:
Bước 1: Thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến tuyển dụng NLĐNN
Theo đó, trước khi thực hiện thủ tục xin cấp GPLĐ cho NLĐNN, NSDLĐ (công ty con VN) phải thực hiện thủ tục thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến sử dụng NLĐNN trên Cổng thông tin điện tử của Cục việc làm hoặc Trung tâm dịch vụ việc làm của từng địa phương.[1] Dựa vào kết quả tuyển dụng, nếu không có bất kỳ ứng viên người Việt Nam đáp ứng, phù hợp với tiêu chí tuyển dụng thì NSDLĐ (công ty con VN) mới có thể tiến hành các bước tiếp theo để xin cấp GPLĐ cho NLĐNN.
Thủ tục “Thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam” vừa được áp dụng từ ngày 1/1/2024, nhưng là quy trình bắt buộc đối với thủ tục xin cấp GPLĐ cho NLĐNN làm việc tại Việt Nam ở tất cả các vị trí công việc và các hình thức làm việc, kể cả NLĐNN di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp. Có thể hiểu rằng, Công ty con VN không đương nhiên được xin cấp GPLĐ và sử dụng NLĐNN mà cần phải thực hiện quy trình tuyển dụng người lao động Việt Nam nhằm ưu tiên tìm kiếm & sử dụng các ứng viên Việt Nam trước. Chỉ chỉ trong trường hợp, NLĐ Việt Nam không đáp ứng được nhu cầu sản xuất, kinh doanh của NSDLĐ thì NSDLĐ mới được tuyển dụng NLĐNN.
Ngoài ra, thủ tục “Thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam” cần phải thực hiện trong chậm nhất 15 ngày trước khi công ty con VN thực hiện Bước 2 bên dưới.
Bước 2: Xác định nhu cầu sử dụng NLĐNN
Để thực hiện thủ tục xin cấp GPLĐ cho NLĐNN, NSDLĐ (công ty con VN) phải thực hiện giải trình nhu cầu sử dụng NLĐNN nhằm trình bày sự cần thiết sử dụng NLĐNN để nhận được sự chấp thuận của cơ quan cấp phép. Vì bản chất thủ tục bước 2 mang tính chất giải trình và xin chấp thuận, do đó, nếu nội dung hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng NLĐNN không chi tiết và không thuyết phục thì cơ quan cấp phép có quyền không chấp thuận hồ sơ. Vì vậy, NSDLĐ cần trình bày chi tiết các nội dung về nhu cầu sử dụng NLĐNN như yêu cầu bằng cấp, chuyên môn, kinh nghiệm, v.v. cũng như lý do tại sao lại cần thiết sử dụng NLĐNN vào vị trí công việc đó.
Theo đó, thời hạn thực hiện thủ tục bước này là trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng NLĐNN (Ngày NLĐNN dự kiến làm việc tại Việt Nam)[2]. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm thực tiễn, thủ tục chuẩn bị hồ sơ thường kéo dài, do đó, Công ty mẹ & NSDLĐ (Công ty VN) cần thống nhất kế hoạch sử dụng NLĐNN và nộp hồ sơ Xác định nhu cầu sử dụng NLĐNN tối thiểu 60 ngày trước ngày NLĐNN dự kiến làm việc tại Việt Nam.
Bước 3: Xin cấp Giấy phép lao động/Xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ cho NLĐNN
Sau khi được cơ quan cấp phép chấp thuận nhu sử dụng NLĐNN, NSDLĐ phải nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động đến cơ quan cấp phép trong chậm nhất 15 ngày trước ngày NLĐNN dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam hoặc hồ sơ xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ cho cơ quan trong chậm nhất 10 ngày trước ngày NLĐNN dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam (nếu thuộc trường hợp xác nhận không diện cấp GPLĐ). Trong đó, riêng đối với NLĐNN di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, trong hồ sơ xin cấp GPLĐ/ xác nhận không diện cấp GPLĐ phải bao gồm[3]:
・Văn bản của công ty mẹ cử NLĐNN sang Công ty con Việt Nam làm việc, thường được gọi là “Thư bổ nhiệm”; và
・Văn bản của công ty mẹ xác nhận NLĐNN đã làm việc cho công ty mẹ ít nhất 12 tháng liên tục trước khi được bổ nhiệm sang làm việc tại Việt Nam, thường được gọi là “Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc”.
Trên thực tế, để thuận tiện trong việc chuẩn bị hồ sơ chứng minh hình thức làm việc nêu trên, Công ty mẹ có thể/nên kết hợp nội dung bổ nhiệm và xác nhận kinh nghiệm làm việc cho NLĐNN trong cùng 1 văn bản mang tên “Thư bổ nhiệm kiêm giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc”.
2.2. Chi trả tiền lương:
Đối với NLĐNN di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, pháp luật không quy định về vấn đề tiền lương và việc giao kết HĐLĐ. Tuy nhiên, nhiều cơ quan nhà nước và chuyên viên có quan điểm không chính thức rằng NLĐNN di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp sang làm việc tại Việt Nam thì bản chất vẫn là NLĐ của doanh nghiệp nước ngoài (Công ty mẹ). Do đó, về vấn đề tiền lương hay giao kết HĐLĐ với NLĐNN này sẽ do doanh nghiệp nước ngoài (Công ty mẹ) thực hiện và phụ trách. NSDLĐ tại Việt Nam (Công ty con) không được phép chi trả tiền lương và giao kết HĐLĐ với NLĐNN di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.
Ngược lại, trên thực tiễn, nhiều NSDLĐ tại Việt Nam (công ty con) lại có nhu cầu chi trả tiền lương cho NLĐNN di chuyển trong nội bộ doanh tương ứng thời gian, công sức NLĐNN đã làm việc cho mình hoặc chi trả trực tiếp cho NLĐNN toàn bộ hoặc một phần tiền lương thay cho doanh nghiệp nước ngoài (Công ty mẹ) vì nhiều mục đích và lý do như: xác định rõ ràng thu nhập phát sinh từ công việc tại Việt Nam cho mục đích tính toán thuế TNCN tại Việt Nam, tạo thuận lợi cho NLĐNN có nguồn tiền sẵn tại Việt Nam cho mục đích sinh hoạt hàng ngày, v.v.
Căn cứ vào tình hình quy định pháp luật hiện thời cũng như thực tiễn nêu trên, NSDLĐ có thể cân nhắc thực hiện các công việc sau để hạn chế tối thiểu rủi ro liên quan đến việc chi trả tiền lương cho NLĐNN di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp cũng như xác nhận trực tiếp với cơ quan nhà nước bằng văn bản trước khi chi trả tiền lương cho NLĐNN:
Thứ nhất, nếu NSDLĐ tại Việt Nam (công ty con) chi trả tiền lương cho NLĐNN và chịu chi phí tiền lương này thì NSDLĐ cần/nên thực hiện giao kết HĐLĐ với NLĐNN để hợp lý hóa chi phí tiền lương khi tính thuế TNDN. Nếu không giao kết HĐLĐ thì có rủi ro toàn bộ chi phí tiền lương sẽ bị xem là chi phí không hợp lý khi thuế TNDN.
Thứ hai, nếu NSDLĐ tại Việt Nam (công ty con) chi trả hộ tiền lương cho NLĐNN thay cho công ty mẹ và không chịu các chi phí này thì NSDLĐ (công ty con) và công ty mẹ cần thực hiện giao kết thỏa thuận về việc chi trả hộ.
2.3. Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế:
Theo quy định pháp luật, NLĐNN làm việc dưới hình thức di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thì không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội[4] và bảo hiểm y tế bắt buộc.[5]
Có thể thấy, hình thức làm việc di chuyển trong nội bộ là điều kiện tiên quyết để xác định việc có tham gia đóng BHXH, BHYT tại Việt Nam hay không. Do đó, NSDLĐ nếu đã xác định NLĐNN di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp và không tham gia BHXH, BHYT cho NLĐNN thì NSDLĐ cần lưu giữ các giấy tờ chứng minh cho hình thức làm việc như GPLĐ/Xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ có ghi nhận rõ hình thức làm việc “di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp” và “Thư bổ nhiệm kiêm giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc” đã được đề cập tại Bước 3, mục 2.1 nêu trên.
Kết luận
Tóm lại, việc sử dụng NLĐNN di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp có những quy định riêng về điều kiện, & quy trình đặc thù riêng. Vì vậy, nếu NSDLĐ có nhu cầu sử dụng NLĐNN di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định & thực tiễn đồng thời phải lên kế hoạch tối thiểu từ khoảng 4 tháng trước ngày dự kiến sử dụng NLĐNN tại Việt Nam nhằm đảm bảo việc sử dụng NLĐNN phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và đáp ứng kịp thời nhu cầu nhân sự của công ty con tại Việt Nam.
Tài liệu tham khảo:
[1] Khoản 2, Điều 1 Nghị định 70/2023/NĐ-CP.
[2] Điểm a khoản 1 Điều 4 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
[3] Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
[4] Điểm a, khoản 2, Điều 2 Nghị định 143/2018/NĐ-CP.
[5] Công văn số 389/BYT-BH ngày 31/01/2020 của Bộ Y tế và Công văn số 288/BHXH-QLT ngày 18/02/2020 của Bảo hiểm xã hội TP. HCM.
