Cập nhật những lưu ý khi thanh tra lao động tại doanh nghiệp theo quy định pháp luật mới nhất
2024/01/23
Mở bài: Thanh tra lao động là lĩnh vực được cơ quan thanh tra chú trọng thực hiện thường xuyên tại các doanh nghiệp. Theo thống kê, năm gần nhất 2022 vừa qua, thanh tra ngành lao động đã tiến hành gần 3,000 cuộc thanh, kiểm tra, phát hiện 9.877 thiếu sót, sai phạm, xử phạt vi phạm hành chính là 26 tỷ đồng.[1] Từ số liệu trên cho thấy, có nhiều doanh nghiệp đang chưa tuân thủ tốt pháp luật về lao động. Trước đây, chúng tôi đã có một bài báo cáo về những điểm lưu ý khi có thanh tra lao động , tuy nhiên tại thời điểm hiện tại, những quy định pháp luật về lao động đã có một vài sự thay đổi. Bên cạnh đó Nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động hiện hành đã siết chặt quy định so với quy định cũ, do đó bài báo này sẽ cập nhật những điểm lưu ý thường gặp khi thanh tra lao động theo quy định pháp luật mới nhất và dựa theo quan điểm cũng như xu hướng thanh tra lao động trong thời gian gần đây. Từ đó, doanh nghiệp có thể nhận biết, phòng tránh đồng thời có sự chuẩn bị tốt hơn trước khi có thanh tra lao động.
- Các loại Hợp đồng liên quan đến lĩnh vực lao động
Một trong các hạng mục được chú trọng kiểm tra khi tiến hành thanh tra tại doanh nghiệp là Hợp đồng lao động (HĐLĐ). Thông thường, các tài liệu thường được yêu cầu cung cấp là Hợp đồng thử việc, HĐLĐ đã ký, hợp đồng thuê lại lao động (nếu có), hồ sơ chấm dứt HĐLĐ và giải quyết các chế độ, trợ cấp cho NLĐ.
Bên cạnh đó, theo quy định mới của Bộ luật lao động năm 2019 và các quy định liên quan, một số hồ sơ và các nội dung sau đây có thể sẽ bị cơ quan thanh tra lao động chú trọng kiểm tra:
– Nội dung của HĐLĐ: Hiện nay, không còn quy định về mẫu HĐLĐ tuy nhiên lưu ý rằng HĐLĐ cần đảm bảo có đầy đủ các nội dung thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động theo hướng dẫn tại Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH. Trong trường hợp HĐLĐ dẫn chiếu đến một quy định nội bộ khác như quy chế lương thưởng, Nội quy lao động, doanh nghiệp cần đảm bảo đã xây dựng các quy chế nội bộ đó để có cơ sở áp dụng và làm căn cứ để thanh tra kiểm tra, đối chiếu.
– Hợp đồng dịch vụ ký với cá nhân: Căn cứ Bộ luật lao động 2019, phạm vi để xác định mối quan hệ lao động đã được được mở rộng. Theo đó, trường hợp doanh nghiệp đang ký kết các Hợp đồng dịch vụ với cá nhân, nếu có bao gồm 2 yếu tố (i) có trả công, tiền lương và (ii) có sự quản lý của một bên thì vẫn có rủi ro bị xem là hợp đồng lao động. Khi đó, Doanh nghiệp phải hoàn thành các nghĩa vụ, chế độ về lao động, bảo hiểm xã hội,…. đối với NLĐ kể từ thời điểm ký kết hợp đồng.
– Hợp đồng học nghề, tập nghề: Gần đây, thanh tra lao động chú trọng kiểm tra hơn về các loại hợp đồng học nghề, tập nghề tại doanh nghiệp do đây là những hợp đồng không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm bắt buộc. Một số nội dung doanh nghiệp cần lưu ý là thời hạn Hợp đồng tập nghề không quá 3 tháng, nội dung tập nghề, học nghề phải phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và vị trí thực hành và sau khi hết hạn Hợp đồng nếu muốn tiếp tục sử dụng lao động thì hai bên phải ký kết HĐLĐ.
– Hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài: Một số doanh nghiệp có cử người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hình thức thực tập nâng cao tay nghề, hoặc NLĐ ký hợp đồng cá nhân với doanh nghiệp mẹ cần lưu ý các quy định trong Luật đưa NLĐVN đi làm việc ở nước ngoài năm 2020. Ngoài việc đáp ứng một số điều kiện, doanh nghiệp, NLĐ cần thực hiện một số thủ tục đăng ký, báo cáo với cơ quan nhà nước cũng như tuân thủ về thủ tục tham gia BHXH đối với trường hợp đặc biệt này.
Ở hạng mục này, các hành vi vi phạm thường gặp sẽ bị xử phạt tiền trong mức dao động từ 1.000.000 đồng đến 150.000.000 đồng, tùy hành vi và mức độ vi phạm.
- Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất
So với quy định cũ, quy định của BLLĐ hiện hành yêu cầu NQLĐ phải được được xây dựng kể từ thời điểm doanh nghiệp bắt đầu giao kết HĐLĐ với NLĐ và trường hợp nếu sử dụng từ 10 NLĐ trở lên thì nội quy lao động phải ban hành bằng văn bản và đăng ký NQLĐ cho cơ quan lao động.
Bên cạnh đó, BLLĐ 2019 cũng bổ sung thêm 3 nội dung mới phải quy định trong NQLĐ gồm (1) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; (2) trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động và (3)người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Ngoài Nội quy lao động, thanh tra lao động còn yêu cầu cung cấp các hồ sơ xử lý kỷ luật lao động (nếu có) và hồ sơ bồi thường trách nhiệm vật chất (nếu có) để kiểm tra về căn cứ, quy trình, thủ tục xử lý kỷ luật.
Ở hạng mục này, mức xử phạt vi phạm hành chính dao động ở mức từ 2.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng, tùy hành vi và mức độ vi phạm.
- Giấy phép lao động cho lao động nước ngoài
Ở hạng mục này, một số lỗi thường bị chỉ ra như (1) sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động hoặc không có giấy xác nhận miễn GPLĐ, (2) không gửi HĐLĐ đã ký kết sau khi được cấp GPLĐ (đối với hình thức làm việc thực hiện HĐLĐ), (3) sử dụng lao động nước ngoài không đúng với nội dung ghi trên GPLĐ (ví dụ địa điểm làm việc, chức danh công việc, …).
Ở hạng mục này, mức xử phạt vi phạm hành chính đối với doanh nghiệp giao động ở mức từ 2.000.000 đồng đến 150.000.000 đồng, tùy hành vi và mức độ vi phạm; ngoài ra, người nước ngoài làm việc không có GPLĐ sẽ bị trục xuất khỏi Việt Nam.
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
Ngoài một số lỗi thường gặp khi tham gia BHXH, BHTN, BHYT cho NLĐ đã liệt kê ở báo cáo trước, doanh nghiệp có sử dụng người lao động nước ngoài lưu ý về quy định tham gia BHXH, BHYT bắt buộc cho NLĐNN.
Theo quy định, người lao động nước ngoài nếu có GPLĐ và Hợp đồng lao động với thời hạn từ 12 tháng trở lên sẽ thuộc đối tượng tham gia Bảo hiểm bắt buộc, trừ trường hợp làm việc theo hình thức di chuyển nội bộ hoặc đủ tuổi nghỉ hưu. Lưu ý rằng, hình thức làm việc “di chuyển nội bộ” để xác định miễn BHXH, BHYT bắt buộc thông thường được các thanh tra căn cứ dựa trên GPLĐ đã được cấp.
Ở hạng mục này, mức xử phạt vi phạm hành chính dao động ở mức từ 2.000.000 đồng đến 150.000.000 đồng, đồng thời doanh nghiệp phải nộp khắc phục số tiền bảo hiểm bắt buộc chưa đóng/ đóng thiếu kèm theo lãi suất theo quy định.
- Tiền lương, thang bảng lương
Khi kiểm tra hạng mục tiền lương, thanh tra thường yêu cầu cung cấp các hồ sơ sau đây: Thang lương, bảng lương; Quy chế lương, thưởng nội bộ; Bảng lương (có thể lựa chọn tháng bất kỳ); Chứng từ làm căn cứ tính lương của doanh nghiệp.
Lưu ý rằng, quy định hiện hành không còn yêu cầu doanh nghiệp có nghĩa vụ phải nộp thang lương, bảng lương cho cơ quan lao động, tuy nhiên vẫn phải xây dựng & công khai tại doanh nghiệp.
Ở hạng mục này, mức xử phạt vi phạm hành chính dao động ở mức từ 10.000.000 đồng đến 150.000.000 đồng.
- Báo cáo lao động định kỳ
Dưới đây là tổng hợp một số nghĩa vụ báo cáo quan trọng của doanh nghiệp được cập nhật theo quy định mới nhất mà thanh tra lao động thường kiểm tra.
| Tên báo cáo | Thời hạn | Biểu mẫu | |
| Định kỳ 6 tháng | Hằng năm | ||
| Báo cáo tình hình sử dụng lao động | Trước ngày 05/06 | Trước ngày 05/12 | Mẫu số 01/PLI NĐ145/2020/NĐ-CP |
| Báo cáo tình hình sử dụng NLĐNN | Trước ngày 05/07 | Trước ngày 05/01 | Mẫu số 07/PLI
NĐ 70/2023/NĐ-CP |
| Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động | Trước ngày 05/07 | Trước ngày 10/01 | Phụ lục XII
NĐ 39/2016/NĐ-CP |
| Báo cáo về công tác an toàn, VSLĐ | Không | Phụ lục II Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH | |
| Báo cáo tình hình tham gia BHTN | Không | Trước ngày 15/01 | Mẫu số 33 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH |
Ở hạng mục này, mức xử phạt vi phạm hành chính đối dao động ở mức từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
Dựa trên thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi được quy định trong Nội quy lao động, quy chế nội bộ, thanh tra kiểm tra việc thực hiện quy định về mặt thực tế của doanh nghiệp.
Ngoài ra, trong năm 2023 vừa qua, một số cơ quan lao động địa phương đẩy mạnh việc thanh tra hàng loạt các doanh nghiệp về việc tổ chức làm thêm giờ. Trong đó, một số vi phạm mà doanh nghiệp thường bị chỉ ra là tổ chức làm thêm giờ vượt quá thời hạn được phép, không trả đủ tiền lương làm thêm giờ, hoặc tổ chức làm thêm từ 200 giờ đến 300 giờ/ năm mà không thông báo với cơ quan quản lý lao động theo quy định.
Ở hạng mục này, mức xử phạt vi phạm hành chính dao động ở mức từ 4.000.000 đồng đến 150.000.000 đồng.
Kết luận: Trên đây là những cập nhập của chúng tôi về những lưu ý khi thanh tra lao động tại doanh nghiệp theo quy định pháp luật mới nhất cũng như dựa trên kinh nghiệm thực tế hỗ trợ thanh tra doanh nghiệp trong thời gian gần đây. Các doanh nghiệp cần lưu ý nghiêm túc rà soát, thực hiện tuân thủ quy định và chuẩn bị đầy đủ tài liệu, dảm bảo đầy đủ quyền lợi anh toàn cho NLĐ. Nếu doanh nghiệp phát hiện bất kỳ thiếu sót nào về việc tuân thủ quy định, vui lòng sử dụng báo cáo này để thực hiện các biện pháp thích hợp theo quy định của pháp luật và giảm rủi ro bị chỉ ra sai phạm khi thanh tra lao động trong tương lai.
[1] https://dangcongsan.vn/xa-hoi/10-su-kien-tieu-bieu-nganh-lao-dong-thuong-binh-va-xa-hoi-nam-2022-630060.html
