NHỮNG LƯU Ý KHI THAY ĐỔI NHÂN SỰ GIỮ CHỨC DANH QUẢN LÝ, KIỂM SOÁT TRONG CÔNG TY TNHH
2023/04/28
1. Khái niệm về nhân sự giữ chức danh quản lý, kiểm soát trong doanh nghiệp
1.1. Đối với chức danh quản lý
Nhân sự giữ chức danh quản lý trong doanh nghiệp đã được định nghĩa trong Luật doanh nghiệp 2020. Cụ thể, theo Khoản 24 Điều 4 Luật doanh nghiệp 2020: Người quản lý doanh nghiệp là người quản lý doanh nghiệp tư nhân và người quản lý công ty, bao gồm chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác theo quy định tại Điều lệ công ty.
Thông thường các chức danh quản lý trong công ty sẽ đảm nhiệm các vị trí tương ứng theo quy định của Luật doanh nghiệp, gồm:
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp trước pháp luật[1]. Thông thường, công ty sẽ để các chức danh như Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc/Tổng giám đốc đảm nhiệm vị trí này. Ngoài các chức danh nêu trên, công ty có thể lựa chọn các chức danh khác là Người đại diện theo pháp luật và phải quy định tại Điều lệ của công ty.
- Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật doanh nghiệp.
Ngoài ra, Luật cũng cho phép Người đại diện theo pháp luật có thể kiêm nhiệm vị trí Người đại diện theo ủy quyền.
1.2. Đối với chức danh kiểm soát
Chức danh kiểm soát trong doanh nghiệp sẽ tương ứng với vị trí kiểm soát viên. Hiện nay, trong Luật doanh nghiệp không có định nghĩa cụ thể về kiểm soát viên, tuy nhiên, có thể hiểu kiểm soát viên là người có trách nhiệm giám sát các hoạt động của công ty, giám sát việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của Hội đồng thành viên, chủ tịch công ty, giám đốc và các chức vụ khác của công ty.
Bên cạnh đó, so với Luật doanh nghiệp 2014, hiện tại không còn quy định bắt buộc công ty phải có vị trí Kiểm soát viên trong cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH. Tuy nhiên, công ty vẫn có thể bổ nhiệm Kiểm soát viên hoặc thành lập Ban kiểm soát tùy theo nhu cầu của công ty.
Theo đó các chức danh quản lý tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp thường như sau:
| Công ty TNHH 1 thành viên (2 mô hình cơ cấu quản lý) |
Công ty TNHH 2 thành viên trở lên |
| Chủ tịch công ty, Giám đốc/Tổng giám đốc | Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Giám đốc/Tổng giám đốc |
| Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Giám đốc/Tổng giám đốc |
2. Thẩm quyền quyết định việc thay đổi
2.1. Công ty TNHH một thành viên
Công ty TNHH một thành viên là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu (gọi là chủ sở hữu công ty). Theo Điểm c Khoản 1 Điều 76 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về quyền của chủ sở hữu công ty như sau:
“c) Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm người quản lý, Kiểm soát viên của công ty;”
Khoản 1 Điều 81 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:
“1. Chủ tịch công ty do chủ sở hữu công ty bổ nhiệm. Chủ tịch công ty nhân danh chủ sở hữu công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty;…”
Như vậy có thể hiểu Chủ sở hữu công ty có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý, kiểm soát nêu trên.
2.2. Công ty TNHH hai thành viên trở lên
Khác với Công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên là doanh nghiệp có từ 02 đến 50 thành viên là tổ chức, cá nhân. Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả thành viên công ty là cá nhân và người đại diện theo ủy quyền của thành viên công ty là tổ chức.
Quyền của Hội đồng thành viên được quy định tại Khoản 2 Điều 55 Luật Doanh nghiệp như sau;
“ …đ) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, ký và chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, Kiểm soát viên và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty;”
Theo đó, đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, Hội đồng thành viên có thẩm quyền quyết định về bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý, kiểm soát trong công ty.
3. Các thủ tục cần thiết
Tuy có điểm khác nhau trong mô hình quản lý, kiểm soát giữa công ty TNHH một thành viên và công ty TNHH hai thành viên trở lên nhưng nhìn chung các thủ tục cần thiết khi thay đổi các chức danh quản lý, kiểm soát trong hai công ty này giống nhau. Cụ thể, như sau.
3.1. Thủ tục nội bộ
Khi thay đổi các nhân sự giữ chức danh quản lý, kiểm soát nêu trên, công ty cần thực hiện thủ tục nội bộ như sau.
| Công ty TNHH một thành viên | Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Lưu ý |
| Chủ sở hữu công ty ban hành Quyết định thay đổi. | Hội đồng thành viên ban hành Quyết định thay đổi | Luật không có quy định về nội dung của Quyết định nêu trên vì vậy có thể hiểu đây là tài liệu nội bộ do doanh nghiệp tự soạn thảo và ban hành tuy nhiên vẫn nên đảm bảo các nội dung như thời gian bổ nhiệm (nếu có), chức danh. |
3.2. Thủ tục với cơ quan nhà nước
a) Cơ quan đăng ký kinh doanh (Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư)
Đối với chức danh Kiểm soát viên, hiện tại pháp luật về doanh nghiệp đã bỏ quy định thông báo cho cơ quan Đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi. Do đó, công ty chỉ cần thực hiện thủ tục nội bộ và ban hành quyết định bãi nhiệm/bổ nhiệm tương ứng khi có sự thay đổi.
Đối với các chức danh quản lý, công ty cần thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến cơ quan đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi.
Ngoài ra, công ty cần lưu ý đến thời gian bổ nhiệm và số nhiệm kỳ của các chức danh quản lý, kiểm soát được quy định tại Luật doanh nghiệp. Cụ thể, như bảng dưới đây.
| Công ty TNHH một thành viên | Công ty TNHH hai thành viên | ||||||||
| Chủ tịch công ty | Chủ tịch Hội đồng thành viên | Thành viên Hội đồng thành viên | Giám đốc/
Tổng giám đốc |
Kiểm soát viên (nếu có) | Chủ tịch Hội đồng thành viên | Thành viên Hội đồng thành viên | Giám đốc/Tổng giám đốc | Kiểm soát viên (nếu có) | |
| Thời gian bổ nhiệm | Không có quy định | Không quá 05 năm | Không có quy định | Không quá 05 năm | Không có quy định | Không quá 05 năm | |||
| Số nhiệm kỳ | Không hạn chế | Không có quy định | Không hạn chế | Không hạn chế | |||||
Như vậy, đối với các chức danh không có quy định rõ ràng về số nhiệm kỳ, trên thực tế khi các chức danh nêu trên hết nhiệm kỳ theo Quyết định bổ nhiệm lần đầu và Chủ sở hữu/Hội đồng thành viên có nhu cầu tiếp tục bổ nhiệm thì chỉ cần thực hiện thủ tục nội bộ mà không cần thực hiện thủ tục thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.
b) Cơ quan lao động (Sở Lao động, Thương binh và Xã hội/ Ban quản lý các KCN)
Đối với trường hợp người lao động nước ngoài đảm nhiệm các chức danh quản lý, kiểm soát nêu trên, ngoài thủ tục liên quan đến đăng ký kinh doanh, công ty cũng cần lưu ý thực hiện các thủ tục liên quan đến lao động như xin cấp giấy phép lao động (GPLĐ) nếu thuộc đối tượng phải xin cấp GPLĐ. Cụ thể như sau đây:
(i) Trường hợp bổ nhiệm nhân sự mới:
-Chưa có GPLĐ: Thực hiện xin cấp GPLĐ theo quy định tại Điều 9, Điều 11 Nghị định 152/NĐ-CP
-Đã giữ chức danh khác tại công ty và có GPLĐ trước khi được bổ nhiệm: Thực hiện xin cấp GPLĐ theo trường hợp đặc biệt theo quy định tại Khoản 9 Điều 9, Điều 11 Nghị định 152/NĐ-CP. Đối với trường hợp này, công ty cần lưu ý các điều kiện cấp GPLĐ như có kinh nghiệm phù hợp để xem xét khi bổ nhiệm vào chức danh quản lý hay không. Ngoài ra, các hồ sơ như Thư bổ nhiệm, Hợp đồng lao động phải được chuẩn bị tương ứng với chức danh mới của người lao động nước ngoài.
(ii) Trường hợp bãi nhiệm sau đó bổ nhiệm nhân sự mới: Thực hiện trả giấy phép lao động của nhân sự cũ (nếu có) sau đó xin cấp GPLĐ cho nhân sự mới như trường hợp (i).
Kết luận
Trên đây chúng tôi đã tổng hợp các lưu ý khi thực hiện thay đổi các nhân sự giữ chức vụ quản lý, kiểm soát trong công ty TNHH. Vì vậy, khi có sự thay đổi các nhân sự giữ chức danh quản lý, kiểm soát, công ty nên lưu ý các điểm này để có thể đảm bảo thực hiện theo đúng quy định.
Văn bản luật:
-Luật doanh nghiệp 2020
-Nghị định 01/2021/NĐ-CP
[1] Quy định tại Khoản 1 Điều 12 Luật doanh nghiệp
