Lưu ý về thuế đối với các chi phí phát sinh trước thành lập doanh nghiệp
2023/06/23
Đối với các công ty mới đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam, giai đoạn trước và ngay sau khi thành lập thường phát sinh một số khoản chi phí như phí nghiên cứu thị trường, hỗ trợ tư vấn thủ tục thành lập; chi hỗ trợ thiết lập hệ thống quản lý, marketing, tìm nhân sự… Các khoản này có thể được chi trả hộ bởi một bên thứ ba, như công ty mẹ, thành viên góp vốn… Giao dịch này có sự tham gia của nhiều bên, do vậy công ty thường gặp khó khăn khi xác định chứng từ cần thiết để các khoản chi thỏa mãn quy định của thuế GTGT và thuế TNDN.
Bài viết này sẽ tập trung vào đối tượng là Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Lưu ý cụ thể như sau:
Phần A: Khoản chi trước khi thành lập doanh nghiệp (trước thời điểm công ty nhận được giấy CNĐKDN)
1. Người thành lập doanh nghiệp được ký hợp đồng phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký doanh nghiệp[1]
Nhà đầu tư nước ngoài có thể trực tiếp (hoặc ủy quyền cho pháp nhân/cá nhân khác) ký hợp đồng và thanh toán thay các chi phí trước thành lập. Trong bài viết này, chúng tôi gọi nhà đầu tư hoặc bên được ủy quyền chi trả hộ là tổ chức/ cá nhân chi trả hộ. Khi chi trả hộ cần thực hiện một số thủ tục:
・Văn bản ủy quyền của nhà đầu tư nước ngoài cho tổ chức/ cá nhân ký hợp đồng và thanh toán hộ các chi phí trước thành lập;
・Tổ chức/ cá nhân nhận chi trả hộ lập một tài khoản vãng lai tại Việt Nam (không bắt buộc);
・Tổ chức/ cá nhân nhận chi trả hộ ký hợp đồng với nhà cung cấp, chuyển khoản trực tiếp từ nước ngoài, hoặc từ tài khoản vãng lai cho nhà cung cấp.
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng đã ký kết; doanh nghiệp và các bên phải thực hiện việc chuyển giao quyền, nghĩa vụ của hợp đồng theo thỏa thuận đã ký kết.
2. Lưu ý về thuế TNDN và thuế GTGT
Theo quy định hiện hành về thuế TNDN và thuế GTGT[2], các khoản chi trước thành lập được chi hộ bởi một pháp nhân khác, được ghi nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, thuế GTGT được kê khai khấu trừ nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện:
・Chi phí thực sự phục vụ hoạt động SXDK của DN (Cụ thể trường hợp này là: chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam, chi phí trước thành lập liên quan đến việc hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sau khi thành lập tại Việt Nam như: đào tạo nhân viên, quảng cáo…
・Có văn bản ủy quyền từ tổ chức/cá nhân thành lập doanh nghiệp cho tổ chức/cá nhân nhận chi trả hộ
Trên thực tế, có nhiều trường hợp nhà đầu tư là bên nhận chi trả hộ, tức là bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền đều là một bên. Khi đó để hạn chế tối đa rủi ro về thuế, vẫn nên chuẩn bị văn bản ủy quyền như sau:
- Trường hợp nhà đầu tư là cá nhân:
+ Bên ủy quyền:là cá nhân/các cá nhân góp vốn
+ Bên nhận ủy quyền:là cá nhân trực tiếp thực hiện việc chi trả hộ
- Trường hợp nhà đầu tư là tổ chức:
+ Bên ủy quyền: là chủ tịch công ty/ các thành viên HĐQT công ty mẹ
+ Bên nhận ủy quyền:là cá nhân trực tiếp thực hiện việc chi trả hộ
・Có hóa đơn hợp pháp xuất theo tên đơn vị chi trả hộ
・Đối với các khoản chi có hóa đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên, phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng của tổ chức, cá nhân được ủy quyền chi trả hộ.
3. Lưu ý về tài khoản thanh toán của tổ chức/ cá nhân nước ngoài chi trả hộ (Công ty mẹ, Nhà đầu tư nước ngoài…) tại Việt Nam[3]
Theo quy định hiện hành, trước khi được cơ quan có thẩm quyền cấp: Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Thông báo về việc đáp ứng điều kiện góp vốn, mua cổ phần, mua lại phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, Giấy phép thành lập và hoạt động theo pháp luật chuyên ngành; nhà đầu tư nước ngoài được phép chuyển tiền từ nước ngoài hoặc từ tài khoản thanh toán bằng ngoại tệ, đồng Việt Nam của nhà đầu tư nước ngoài đó mở tại ngân hàng được phép tại Việt Nam để thanh toán các chi phí hợp pháp trong giai đoạn thực hiện hoạt động chuẩn bị đầu tư tại Việt Nam.
Dựa vào quy định trên, có thể hiểu rằng, hiện nay tổ chức/ cá nhân nước ngoài chi trả hộ có thể thanh toán hộ các chi phí trước thành lập theo ủy quyền bằng hai cách:
・Chuyển tiền trực tiếp từ nước ngoài; hoặc
・Mở tài khoản vãng lai tại Việt Nam và giao dịch bằng tài khoản này.
4. Thủ tục trả lại khoản tiền cho tổ chức/ cá nhân chi trả hộ:
Để trả lại khoản tiền cho tổ chức/ cá nhân chi trả hộ, cần chuẩn bị những hồ sơ sau:
・Văn bản ủy quyền từ tổ chức/ cá nhân thành lập doanh nghiệp cho tổ chức/cá nhân chi trả hộ;
・Biên bản thỏa thuận chi trả hộ giữa công ty con và tổ chức/ cá nhân chi trả hộ;
・Yêu cầu thanh toán kèm theo hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán cho các nhà cung cấp để chứng minh hợp lý số tiền đã chi hộ;
・Đối với các khoản chi có hóa đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên, phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng của tổ chức, cá nhân được ủy quyền chi trả hộ.
Đối với trường hợp hoàn lại tiền cho tổ chức/ cá nhân chi hộ mà tổ chức/ cá nhân chi hộ này ở nước ngoài, để đảm bảo việc chuyển tiền/thanh toán không gặp sự cố, công ty tại Việt Nam nên xác nhận/liên hệ với bên ngân hàng của công ty mình để xác nhận thêm một lần nữa trước khi thực hiện chuyển tiền.
Lưu ý trường hợp công ty thực hiện bù trừ chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp vào phần vốn góp điều lệ mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể bằng văn bản, để dược coi là thanh toán không dùng tiền mặt thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ này [3].
Lưu ý, về thuế nhà thầu, khi doanh nghiệp thanh toán trả lại tiền cho bên chi trả hộ ở nước ngoài sẽ không phát sinh thuế nhà thầu vì đây được coi như một khoản chi hộ và bên chi trả hộ không phát sinh thu nhập từ giao dịch này.
Phần 2: Khoản chi sau thành lập (kể từ thời điểm công ty nhận được giấy CNĐKDN)
Sau khi thành lập doanh nghiệp, Doanh nghiệp đã là một pháp nhân, có thể giao dịch (ký hợp đồng kinh tế, mua bán hàng hóa dịch vụ), tuy nhiên thời điểm đó doanh nghiệp có thể chưa kịp mở tài khoản ngân hàng, hay chưa đủ ngân sách để giao dịch. Vậy làm sao để doanh nghiệp có thể tiếp tục thực hiện các giao dịch dở dang để không làm gián đoạn kế hoạch chuẩn bị sẵn sàng hoạt động sản xuất kinh doanh theo như mục tiêu đề ra ban đầu?
1. Sau khi doanh nghiệp được thành lập (có tư cách pháp nhân)
Đối với các hợp đồng đã được ký kết trước thời điểm thành lập doanh nghiệp bởi bên được ủy quyền (VD hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng dịch vụ tư vấn…,) nếu vẫn tiếp tục sử dụng dịch vụ thì cần chuẩn bị thỏa thuận/hợp đồng chuyển giao quyền và nghĩa vụ hợp đồng sang cho công ty mới thành lập tại Việt Nam; đối với các hợp đồng mới, công ty tại Việt Nam, bên chi trả hộ và nhà cung cấp thực hiện như điểm 2 dưới đây;
a) Về thuế, để được ghi nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, thuế GTGT được kê khai khấu trừ, các điều kiện tương tự như mục 2, phần A. Tuy nhiên, nếu công ty mẹ hoặc một bên thứ 3 tiếp tục chi trả hộ chi phí, cần chuẩn bị:
– Hợp đồng/ thỏa thuận chi trả hộ ký kết giữa ba bên: Nhà cung cấp, bên chi trả hộ, công ty tại Việt Nam.
– Hoặc hai hợp đồng:
①Hợp đồng giữa công ty tại Việt Nam với nhà cung cấp: trong hợp đồng này đề cập rõ phương thức thanh toán là công ty tại Việt Nam ủy quyền cho bên chi trả hộ chi trả chi phí phát sinh từ hợp đồng này qua ngân hàng cho nhà cung cấp
② và hợp đồng giữa công ty tại Việt Nam và bên chi trả hộ
Đồng thời, các hóa đơn từ thời điểm nhận được giấy CNDKDN phải mang tên công ty tại Việt Nam.
Do đó, công ty cần lưu ý để thông báo với các nhà cung cấp thông tin thời điểm chính xác để xuất hóa đơn, tránh các rủi ro thuế phát sinh về sau.
2. Thủ tục trả lại khoản tiền cho tổ chức/ cá nhân chi trả hộ:
Về cơ bản, thủ tục hoàn trả lại tiền tương tự như mục 4, phần A đã nêu, chỉ có hợp đồng và hóa đơn với nhà cung cấp thì doanh nghiệp được chi trả hộ trực tiếp ký hợp đồng nên sẽ chủ động hơn trong việc thu thập chứng từ.
[1] Điều 18, Luật Doanh nghiệp số: 59/2020/QH14
[2] Điểm b, khoản 12, Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính quy định về nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào; Điều 4, Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính
[3] Điều 8, Thông tư số 06/2019/TT-NHNN ngày 26 tháng 6 năm 2019 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
